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Como fazer emissões de NF de modo mais eficiente?

Saiba como agilizar o processo e obter maior precisão no controle das informações financeiras.

A emissão de notas fiscais é parte importante do dia a dia de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho e da sua área de atuação. Por isso, além do fato de conhecer mais detalhes sobre elas ser fundamental para poder emiti-las de forma mais eficiente, é preciso saber realizar o processo de maneira mais dinâmica.

Não é para menos que já faz algum tempo que o Governo Federal criou mecanismos para automatizar a emissão dessas notas. Elas estão deixando de ser manuais e passando a ser exclusivamente eletrônicas.

Por isso, antes de entender como sua empresa pode aumentar sua eficiência e produtividade nesse quesito, é importante saber algumas informações essenciais sobre a emissão de notas fiscais no Brasil. Vamos lá?

Quais tipos de NF a sua empresa emite?

Existe mais de uma dezena de tipos de notas fiscais que podem ser emitidas pelas empresas brasileiras. Quatro delas são mais comuns: NF-e, CT-e, NFS-e e NFC-e. Vamos conhecer mais detalhes sobre as principais delas.

Nota Fiscal eletrônica (NF-e): esse é documento que uma empresa emite para o consumidor final quando ele faz uma compra.
Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e): essa é uma nota fiscal específica para as empresas que prestam serviços de transporte rodoviário de cargas.
Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e): é a nota fiscal emitida para documentar a prestação de serviços. A emissão é feita após a finalização de um serviço e deve se referir a apenas um tipo de atividade.
Nota Fiscal do Consumidor eletrônica (NFC-e): trata-se do substituto do cupom fiscal. Esse documento é entregue ao cliente quando ele compra produtos em uma loja.
Nota Fiscal Complementar eletrônica (NF-e Complementar): é emitida quando há a necessidade de acrescentar valores ou dados que não foram informados originalmente no documento fiscal.
Nota Fiscal de Compra ou Nota Fiscal de Entrada: é o documento que comprova o recebimento de mercadorias em uma empresa. Há uma regulamentação específica sobre em que condições ela deve ser emitida.
Nota Fiscal de Devolução: é emitida quando há a necessidade de anular uma operação de compra e venda. Há dois tipos a NF de devolução de compra e a NF de devolução de venda.
Nota Fiscal de Exportação: é emitida pela empresa quando ocorre a venda de uma mercadoria para um cliente no exterior.
Nota Fiscal de Remessa: é emitida para simplificar o controle de mercadorias que não são necessariamente vendas, como amostras grátis, brindes, doações, itens para conserto, consignação ou demonstração.
Nota Fiscal de Retorno: é emitida para o acompanhamento de mercadorias e bens em retorno de remessa, relacionados a motivos similares aos do itens anteriores.

NF manual x NF-e

A tendência é que em um futuro próximo as notas fiscais manuais deixem de existir e deem espaço às notas fiscais eletrônicas. Em diversos estados o processo para eliminação das NF manuais já está em andamento e esse é um caminho sem volta.

Para facilitar a vida dos empresários, são oferecidos sistemas online gratuitos que permitem a emissão de certos tipos de NF-e. Porém, casos mais específicos requerem a aquisição de um software apropriado para gestão e controle dessa documentação.

Como cadastrar sua empresa no governo para emissão de NF-e?

Para emitir NF-e a empresa deve atender a alguns requisitos. São eles:

Solicitar o credenciamento junto à SEFAZ do estado da sua empresa;
Possuir certificado digital do padrão ICP-Brasil;
Possuir um programa emissor de NF-e ou utilizar um emissor de NF-e gratuito disponibilizado pela SEFAZ.

Como o procedimento é coordenado pelos estados e municípios, a forma de acesso para credenciamento junto à SEFAZ varia. Contudo, em linhas gerais, basta acessar a página do serviço e, com login e senha de contribuinte, preencher as informações solicitadas e requerer o cadastro.

Como realizar emissão de NF-e de um modo mais prático e eficiente?

Embora a SEFAZ emita gratuitamente a maioria das NF-e, alguns tipo de notas fiscais, como MDF, não são atendidas por essa ferramenta. Neste caso, a única saída é recorrer a um bom software emissor de notas fiscais.

Um bom emissor de nota fiscal eletrônica, além de trazer praticidade para seu dia a dia – uma vez que é mais simples de navegar possuem resposta de comando bem mais rápida – conta com recursos que permitem uma melhor organização dos dados, agilizando o trabalho do empresário.

No entanto, fique atento! Muitos emissores não são completamente online, ou seja, não podem ser acessados a partir de qualquer lugar sem a necessidade de instalar nenhum aplicativo. Se você busca otimizar processos do seu cotidiano, busque por uma ferramenta que seja 100% na nuvem.

Busque sempre por alternativas que não limitem o número máximo de notas emitidas por mês (alguns cobram taxas extras sobre o excedente) e que ofereçam a possibilidade de mais de um usuário por plano, caso contrário, na ausência do contratante, outra pessoa não poderá acessar o software.

Diferentemente do que muitos imaginam, os valores costumam ser bastante acessíveis, mesmo para pequenas empresas ou profissionais liberais com baixo volume de notas emitidas, de modo que esse é um investimento que acaba sendo facilmente recompensado pelo tempo e estresse poupado.

Ademais, se além do serviço de emissão de notas fiscais eletrônicas o negócio encontra-se em um momento no qual é preciso otimizar o controle das finanças, saiba que há emissores que contemplam um sistema de gestão financeira integrado, que além de proporcionarem conciliação bancária, controle de contas a pagar e a receber, ainda disponibilizam diversos relatórios para que seja possível ter uma visão ampla da saúde financeira da empresa.

Por fim, antes de fechar a compra de um software emissor de NF-e, experimente realizar um teste grátis da ferramenta a fim de explorar todas funcionalidades que o emissor propõe.

Quais são as vantagens de emitir NF-e?

A implantação das NF-e traz uma série de benefícios para as empresas brasileiras. Entre as principais podemos destacar a segurança, a agilidade e o maior controle fiscal por parte do governo.

Maior segurança: as transações eletrônicas autenticadas pelo certificado digital proporcionam um maior nível de segurança tanto para os empresários quanto para os consumidores.
Mais agilidade: a emissão eletrônica é mais rápida do que a manual, pois permite automatização de parte do processo. Além disso, diminuem as chances de erro no preenchimento e a comunicação da transação para o governo é imediata.
Maior controle fiscal: como recebe as informações em tempo real, diminui as possibilidades de evasão fiscal por parte das empresas. Isso faz com que as empresas sérias possam competir em condições de igualdade no mercado.
Mais economia: a emissão eletrônica de notas fiscais reduz o gasto com papel e impressão, simplifica os processos e dispensa o uso de impressoras fiscais.

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Como pode ver, os benefícios que a NF-e representam uma evolução para os empresários brasileiros são diversos. O melhor de tudo é que mesmo para as pequenas empresas, as condições para emissão são muito acessíveis, o que contribui para que um número maior de empreendedores regularize os seus negócios.

Procure hoje mesmo a SEFAZ do seu município e se informe sobre as maneiras de modernizar a emissão de notas fiscais na sua empresa. Você verá que esse é um investimento que vale muito a pena.